Département des inscriptions et des affaires étudiantes

 M.M. Mohamed Nawar Hussein 

L'activité d'inscription et des affaires étudiantes est une division active dans toutes les facultés, et elle fait partie des structures administratives au niveau de la division qui relève du vice-doyen pour les affaires scientifiques de la faculté, en raison des tâches qui lui incombent concernant les étudiants, depuis l'entrée de l'étudiant en première année jusqu'à la dernière année, en plus des étudiants diplômés et des documents de diplôme et des notes qui les concernent. Le travail de cette division est techniquement lié au département d'inscription et des affaires étudiantes au sein de la présidence de l'université, et les activités de cette division se divisent en unités principales :

 1 - Unité d'admission et d'inscription :Cette unité s'occupe des informations concernant les étudiants depuis leur inscription en première année, ces informations sont organisées dans des dossiers spécifiques où tout ce que l'étudiant a rencontré ou présenté concernant l'inscription, le report, le parcours académique ou l'attestation de continuité des études ou leur transfert entre les départements au sein de la même faculté ou leur transfert entre les facultés au sein de la même université ou avec d'autres universités, y compris celles des autres pays, est enregistré. Ces affaires sont étroitement liées au vice-doyen pour les affaires étudiantes qui est responsable de l'émission des ordres administratifs relatifs aux affaires mentionnées ci-dessus. L'unité d'inscription a une relation de soutien et d'échange avec les départements scientifiques principaux de la faculté, chacun d'eux dépend de l'autre, les départements s'appuyant sur ce que l'unité d'inscription leur fournit concernant leurs étudiants, et parmi ces affaires, il y a la délivrance d'attestations de continuité, le suivi des absences, l'émission d'ordres de sanctions et d'avertissements, la modification des nominations concernant les nouveaux étudiants, l'émission d'ordres d'échec pour absences et la radiation ainsi que d'autres raisons d'échec.

2 - Unité des documents :  Cette unité est différente de la précédente, car elle est liée aux étudiants qui ont obtenu leur diplôme de la faculté, elle est responsable de la délivrance de documents et d'attestations de diplôme, certains d'entre eux incluant les notes et d'autres se limitant à la moyenne générale, l'année de diplôme et le tour dans lequel l'étudiant a réussi ainsi que son classement parmi ses pairs au sein de la même année de diplôme. En raison de l'importance et de la sensibilité des documents, ils sont soumis à une vérification par l'employé responsable en ce qui concerne les notes, le nombre d'heures et les moyennes des quatre années ainsi que la moyenne générale des quatre années, après cette vérification, ils sont vérifiés par le responsable de la division d'inscription et des affaires étudiantes, puis par le vice-doyen pour les affaires scientifiques et les étudiants, et enfin par le doyen de la faculté, et le document porte en son sein les trois signatures du responsable de la division d'inscription, du vice-doyen pour les affaires scientifiques et du doyen de la faculté.

3 - Unité de suivi des affaires étudiantes :Cette unité est chargée de suivre le parcours académique des étudiants durant toutes les étapes de leurs études, depuis l'admission et l'inscription, en passant par le suivi de la performance académique et le respect des règlements et des instructions, jusqu'à l'obtention du diplôme. Les tâches de l'unité incluent l'archivage des données académiques, le suivi des cas de report, d'échec et d'avertissements académiques, la coordination avec les départements scientifiques pour mettre à jour les dossiers des étudiants, et la contribution à la préparation des rapports statistiques relatifs aux affaires étudiantes. L'unité vise à garantir la fluidité du processus éducatif et à fournir le soutien administratif nécessaire pour améliorer la qualité de la performance académique des étudiants. 

4 - Unité des diplômés et des certifications :Elle est chargée de suivre les affaires des diplômés et d'émettre les documents officiels et de les certifier selon les normes établies. Ses tâches incluent la certification des documents de diplôme, des attestations, et la mise à jour de la base de données des diplômés, ainsi que la coordination avec la présidence de l'université et le ministère des affaires étrangères et les parties concernées pour garantir l'exactitude et la rapidité de l'achèvement des certifications.