شعبة التسجيل وشؤون الطلبة

 م.م محمد نوار حسين 

يعد نشاط التسجيل وشؤون الطلبة شعبة فعالة في جميع الكليات، وهي من التشكيلات الإدارية على مستوى شعبة تتبع معاون العميد لشؤون العلمية في الكلية، وذلك بسبب ما يقع على عاتقها من مهام تتعلق بالطلبة ابتداء من دخول الطالب في المرحلة الأولى وصولاً إلى المرحلة الأخيرة، فضلا عن ذلك الطلبة الخريجون وما يتعلق بهم من وثائق تخرج ودرجات، يرتبط عمل هذه الشعبة بشكل فني بقسم التسجيل وشؤون الطلبة في رئاسة الجامعة، وتنقسم نشاطات هذه الشعبة الى وحدات رئيسية :

 1 - وحدة القبول والتسجيل : تهتم هذه الوحدة بالمعلومات الخاصة بالطلبة ابتداء من تسجيلهم في المرحلة الأولى، هذه المعلومات تنظم ضمن أضابير معينة يسجل فيها كل ما واجه أو قدم للطالب من أمور التسجيل والتأجيل والسيرة الدراسية أو تأييد الاستمرار بالدوام أو انتقالهم بين الأقسام في الكلية الواحدة أو انتقالهم بين الكليات ضمن الجامعة الواحدة أو مع الجامعات الأخرى وحتى مع الجامعات في الدول الأخرى، وهذه الأمور تكون على علاقة وثيقة مع معاون العميد لشؤون الطلبة الذي يقع على عاتقه إصدار الأوامر الإدارية المتعلقة بالأمور التي ورد ذكرها انفاً. تكون وحدة التسجيل ذات علاقة مساندة ومتبادلة مع الأقسام العلمية الرئيسية في الكلية فكل منها يعتمد على الأخر فالأقسام تعتمد في شؤون طلبتها على ما تقدمه لها وحدة التسجيل، ومن هذه الشؤون تقديم تأييد الاستمرارية ومتابعة الغيابات وإصدار أوامر العقوبات والإنذارات فيها وتعديل الترشيح المتعلقة بالطلبة الجدد وإصدار أوامر الرسوب بالغيابات وترقين القيد وأسباب الرسوب الأخرى

2 - وحدة الوثائق :  هذه الوحدة تختلف عن سابقتها، كونها مرتبطة بالطلبة الذين قد تخرجوا من الكلية، اذ يقع على عاتقها تقديم وثائق و تأييدات  التخرج، منها ما يكون متضمناً للدرجات ومنها ما يكون مقتصراً على المعدل العام وسنة التخرج والدور الذي نجح فيه الطالب وتسلسله بين أقرانه ضمن سنة التخرج الواحدة. ولأهمية الوثائق وحساسيتها فأنها تخضع للتدقيق من قبل الموظف المسؤول من حيث الدرجات وعدد الساعات والمعدلات للسنوات الأربعة والمعدل العام للأربع سنوات، وبعد هذا التدقيق تدقق من قبل مسؤول شعبة التسجيل وشؤون الطلبة ثم من قبل معاون العميد للشؤون العلمية والطلبة وأخيراً من قبل عميد الكلية وتحمل الوثيقة في طياتها  التوقيعات الثلاثة من قبل مسؤول شعبة التسجيل ومعاون العميد للشؤون العلمية وعميد الكلية

3 - وحدة متابعة شؤون الطلبة : تُعنى هذه الوحدة بمتابعة المسيرة الأكاديمية للطلبة خلال جميع مراحل دراستهم، بدءاً من القبول والتسجيل، مروراً بمتابعة الأداء الأكاديمي والالتزام بالأنظمة والتعليمات، وصولاً إلى التخرج. تشمل مهام الوحدة أرشفة البيانات الدراسية، متابعة حالات التأجيل والرسوب والإنذارات الأكاديمية، التنسيق مع الأقسام العلمية لتحديث سجلات الطلبة، والمساهمة في إعداد التقارير الإحصائية الخاصة بشؤون الطلبة. تهدف الوحدة إلى ضمان انسيابية العملية التعليمية وتقديم الدعم الإداري اللازم بما يعزز من جودة الأداء الأكاديمي للطلبة. 

4 - وحدة الخريجين و التصديقات : تعنى بمتابعة شؤون الخريجين وإصدار الوثائق الرسمية وتصديقها وفق الضوابط المعتمدة. تشمل مهامها إجراء التصديقات لوثائق التخرج، التأييدات، وتحديث قاعدة بيانات الخريجين، فضلاً عن التنسيق مع رئاسة الجامعة ووزارة الخارجية الجهات ذات العلاقة لضمان دقة وسرعة إنجاز التصديقات.